Da 84 ore di inserimento manuale a zero — ogni settimana.
Ferretti distribuisce prodotti alimentari a 280 punti vendita nel Sud Italia. Con la crescita del 30% in 18 mesi, il volume ordini era triplicato ma il team no. Tre operatori passavano 4 ore ciascuno ogni giorno ad inserire manualmente ordini ricevuti via email in formato libero.
Risultati
92%
Ordini elaborati in automatico, senza tocco umano
4 min
Tempo medio elaborazione ordine (da 9.2 ore)
€34.000
Risparmio annuo stimato (ore + resi eliminati)
0
Errori di inserimento negli ultimi 90 giorni
"Non pensavo fosse possibile in 6 settimane. Il primo lunedì che ho aperto il gestionale e gli ordini del weekend erano già tutti dentro — senza che nessuno li avesse toccati — è stato uno shock. Adesso i tre operatori si occupano di altro."
Il problema
120–150 email di ordini al giorno, ognuna scritta diversamente dal cliente. Nomi prodotto abbreviati, quantità scritte a mano, formati incompatibili. Tre operatori dedicati esclusivamente all'inserimento, senza margine per errori o assenze.
3 operatori × 4h/giorno = 84 ore settimanali di puro inserimento dati
Media 8–12 errori/mese per stanchezza o distrazione → resi e reclami
Ordini ricevuti fino alle 23:00, elaborati solo il mattino con 9+ ore di ritardo
Nessuna visibilità sullo stato ordine per i clienti → telefonate continue
Un'assenza imprevista bloccava l'intera operatività del giorno
Situazione di partenza
84h
Ore inserimento / settimana
8–12
Errori di inserimento / mese
9.2h
Ritardo medio elaborazione
€2.400/mese
Costo stimato errori (resi + gestione)
La soluzione
Pipeline di automazione end-to-end con Trigger.dev che intercetta ogni email in arrivo, estrae i dati degli ordini tramite AI, valida le quantità contro il catalogo prodotti e inserisce automaticamente nel gestionale Odoo. Per gli ordini ambigui, crea una task di revisione manuale con i campi già pre-compilati: l'operatore approva in 30 secondi invece di inserire da zero.
Analisi e mappatura (sett. 1–2)
Audit di 500 email storiche. Identificati 12 pattern di formato ordine distinti tra i clienti principali. Mappatura completa dei campi email → Odoo. Definizione delle regole di validazione (SKU, quantità minime, unità di misura).
Pipeline Trigger.dev (sett. 3–4)
Webhook Postmark → job Trigger.dev → parsing AI (GPT-4o) → validazione catalogo Odoo API → insert automatico. Per ogni ordine: log completo con email originale, dati estratti, esito. Alert immediato su Slack per anomalie.
Exception handling (sett. 5)
Coda revisione per ordini con confidence < 90%: interfaccia web interna con email originale affiancata ai campi pre-compilati. L'operatore corregge solo i campi dubbi, non reinserisce tutto. Tempo medio revisione: 28 secondi.
Go-live e monitoring (sett. 6)
Deploy in doppio binario per 5 giorni: automatico + manuale in parallelo per confronto. Zero discrepanze nei 5 giorni. Full automatic dal giorno 6. Dashboard real-time: ordini elaborati, confidence media, queue revisione.
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